Een verzekeraar die een schadeclaim aan uw magazijnstellingen beoordeelt, wil weten of u aantoonbaar aan uw onderhouds- en keuringsplicht heeft voldaan. Zes documenten vormen samen dat bewijs: het inspectierapport, herstelbewijzen, een schaderegister, de PRSES-aanwijzing, de configuratie- en belastingbordgegevens, en bij nieuwe of verplaatste stellingen de nulkeuring. Bouw dit dossier op vóórdat er schade is, niet pas op het moment dat u een claim indient.
Waarom vraagt een verzekeraar hierom?
Magazijnstellingen zijn arbeidsmiddelen die onder Arbobesluit 7.4a periodiek deskundig gekeurd moeten worden. Veel polissen voor bedrijfsaansprakelijkheid, inventaris- of voorraadschade stellen als voorwaarde dat u aan die wettelijke onderhoudsplicht voldoet. Kunt u dat bij een schadeclaim niet aantonen, dan kan de verzekeraar de uitkering korten of weigeren. De exacte voorwaarden verschillen per polis en per verzekeraar: controleer daarom altijd uw eigen polisvoorwaarden of vraag dit na bij uw verzekeringsadviseur. Wat de wettelijke keuringsplicht precies inhoudt, leest u in is een stellingkeuring verplicht.
Het stellingendossier: zes documenten
| Document | Waarom een verzekeraar hiernaar vraagt |
|---|---|
| Actueel inspectierapport | Bewijst dat de jaarlijkse deskundige keuring heeft plaatsgevonden |
| Herstelbewijzen | Toont dat oranje en rode bevindingen daadwerkelijk zijn opgevolgd |
| Schaderegister | Laat zien dat schade tussen keuringen door actief wordt gemeld en gemonitord |
| PRSES-aanwijzing | Toont dat er intern een verantwoordelijke is voor stellingveiligheid |
| Configuratie en belastingborden | Onderbouwt dat de stellingen volgens hun toegestane belasting zijn gebruikt |
| Nulkeuring bij nieuwe of verplaatste stellingen | Bewijst dat gewijzigde opstellingen opnieuw zijn goedgekeurd |
1. Een actueel inspectierapport
Het geldende bewijsstuk van uw jaarlijkse deskundige keuring, niet ouder dan 12 maanden. Dit rapport is het zwaarstwegende document in uw dossier. Wat er precies in hoort te staan, leest u in wat staat er in een inspectierapport van een stellingkeuring.
2. Bewijs van opvolging en herstel
Een rapport alleen is niet genoeg: een verzekeraar kijkt ook of de daarin genoemde oranje en rode bevindingen daadwerkelijk zijn opgevolgd. Bewaar foto's na reparatie, facturen van herstelwerk of vervangingsbonnen per bevinding, zodat u de hele keten van constatering tot herstel kunt tonen.
3. Een schaderegister
Naast de jaarlijkse keuring hoort u schade die tussentijds ontstaat, bijvoorbeeld na een aanrijding, direct te melden en vast te leggen. Een schaderegister met datum, locatie en genomen actie laat zien dat stellingveiligheid geen jaarlijkse momentopname is, maar doorlopend beheer. Meer over het opzetten van zo'n register leest u in NPR 5055.
4. De aanwijzing van uw PRSES
Een schriftelijke vastlegging van wie binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor stellingveiligheid, de PRSES, toont aan dat de zorgplicht niet vrijblijvend is belegd. De volledige uitleg van deze rol staat in NEN-EN 15635.
5. Configuratiegegevens en belastingborden
Bij schade door overbelasting wil een verzekeraar weten of de toegestane belasting is overschreden. Zorg dat de belastingborden bij elke sectie aanwezig en leesbaar zijn, en bewaar de bijbehorende configuratietekening. Is een bord kwijt of onleesbaar? Lees dan direct wat u moet doen als een belastingbord ontbreekt. Hoe u een bord correct leest, staat in belastingborden en draagkrachttabellen.
6. Nulkeuring bij wijzigingen
Zijn stellingen verplaatst, herconfigureerd of overgenomen bij een verhuizing? Dan hoort daar een nieuwe keuring bij, los van het reguliere jaarritme. Zonder die nulkeuring ontbreekt het bewijs dat de huidige opstelling ooit is goedgekeurd. Lees de volledige uitleg in stelling verplaatst: opnieuw laten keuren.
Wanneer heeft u dit dossier daadwerkelijk nodig?
- Bij een schadeclaim: na aanrijdschade, instorting of een ongeval vraagt de verzekeraar dit dossier op om de uitkering te beoordelen. Ontbreekt het, dan riskeert u korting of weigering. Wie bij een instorting überhaupt aansprakelijk is, leest u in wie is aansprakelijk bij een instorting van een magazijnstelling.
- Bij polisvernieuwing of een audit: sommige verzekeraars toetsen periodiek of verzekerde bedrijven nog aan de onderhoudsvoorwaarden voldoen.
- Bij een bedrijfsovername of nieuwe huisvesting: neemt u een pand met bestaande stellingen over, dan wilt u zelf weten of het dossier van de vorige gebruiker compleet is, of dat een nulkeuring nodig is.
- Bij controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie: deze instantie vraagt bij een bezoek in de praktijk naar vrijwel dezelfde stukken. Wat er dan gebeurt als een dossier ontbreekt na een ongeval, leest u in wat gebeurt er bij een arbeidsongeval met een ongekeurde stelling.
Dossier niet compleet? Dit is de situatie waarin u niet wilt zitten
Het lastigste moment om dit dossier op orde te brengen, is nadat er al schade is. Is uw jaarlijkse keuring inmiddels verlopen, dan leest u in wat u nu moet doen als de stellingkeuring verlopen is welke stappen voorrang krijgen. Is er nog nooit een keuring geweest, bijvoorbeeld bij tweedehands gekochte stellingen, begin dan met die eerste, deskundige inspectie.